• Gostujoči Lemur

Moram res v pisarno, da lahko delam?

Gostujoča strokovnjakinja: Veronika Jelen, Ljubljanski univerzitetni inkubator

Vir: Lemur Legal


Izbruh epidemije COVID-19 nas je praktično čez noč prisilil v drugačne oblike dela, kot smo ga vajeni. Bodimo odgovorni, ostanimo doma. Ne zamudimo pa ogromne priložnosti, ki nam jo trenutna situacija ponuja – preoblikovanje starih in uvajanje novih navad v naš delovni dan in delovni proces, poslovno in zasebno.


Medtem ko za večino samozaposlenih delo od doma ni nič novega, pa se podjetja, med njimi tudi ogromno startupov, danes spopadajo z nekoliko spremenjenim delovnim vsakdanom. Slovenija se sicer kar dobro drži na lestvici držav, katerih delovno prebivalstvo po večini dela od doma - vsekakor nam tehnologija 21. stoletja ponuja več kot dovolj orodij, da smo lahko v službi »prisotni« brez naše dejanske prisotnosti.


Novoletne zaobljube malo kasneje


Raziskave kažejo, da so posamezniki, ki prakticirajo delo od doma, srečnejši in bolj produktivni. Domače okolje je veliko bolj fleksibilno, med delom v domačem okolju smo bolj sproščeni, skuhamo si kosilo po meri, tekom dneva večkrat za krajši čas naredimo premor in še kaj. Vendar pa je način dela odvisen od tega, kaj nam glede na naše navade in razvade najbolj odgovarja. Nekateri na delo od doma prisegajo že od nekdaj in se v pisarnah počutijo utesnjene, spet drugi občutijo pomanjkanje samokontrole in premajhno produktivnost, če so z delom omejeni na domačo mizo – je že res, da nam dom nudi večjo fleksibilnost, to pa prinese s sabo tudi vse moteče faktorje, ki niso primerni za tiste s šibko voljo.


Kadar pa je delo od doma nujno, se nam ponuja možnost, da v svoj novi vsakdan vnesemo katero od pozitivnih sprememb, ki smo jih vedno želeli poizkusiti. Iti na sprehod ali odteči kakšen krog, preden začnemo z delom – ko prevoz na delo pomeni hojo iz ene sobe v drugo, prihranimo precej dragocenega časa, ki ga lahko izkoristimo za drobne malenkosti, ki si jih ponavadi puščamo za sobotna jutra. Tisti, ki ste vsaj že nekajkrat delali od doma, morate priznati, da so jutra veliko manj stresna. Eksperimentiramo lahko tudi s kuhanjem kosila – doma imamo možnost, da si pripravimo veliko bolj zdrave obroke. In nenazadnje – v teh dneh zmanjšujemo tudi svoj ogljični odtis. Idealno za popravni izpit iz najbolj klasičnih novoletnih zaobljub.


Startup kultura v medmrežju


Splošen pojav opravljanja dela od doma je pred leti prinesel tudi nov, dobrodošel dejavnik na startup sceno – zaposlovanje talentiranih posameznikov ni bilo več vezano na geografsko območje, temveč je bil v prvi vrsti pomemben talent, ki je preko oddaljenega dostopa opravil svoje delo.


Čedalje več startupov pri nas se odloča za kombiniran način dela – nekaj dni delo od doma, kakšen dan ali dva pa se tim sreča v delovnih prostorih. Vsak način dela ima pozitivne in negativne »posledice«, precej pa je odvisno, na katerem področju startup deluje oz. s kakšnimi izzivi se spopada na dnevni bazi. Problem, s katerim so se nekateri srečali v teh dneh, pa je predvsem prehod na oddaljen način dela z danes na jutri. Naj se sliši še tako preprosto, delo od doma ne pomeni samo ostati za domačimi vrati in se zjutraj vpisati v svojo elektronsko pošto, misliti moramo še na spremljevalne aktivnosti oz. na dogovore in posledice, ki se jih moramo zavedati in jih pravi čas tudi določiti.


Se pogovarjamo ali kar tipkamo?


Eden izmed najpomembnejših vidikov je komunikacija ekipe. Ko smo izolirani doma, se šele zavemo, koliko zadev in vprašanj razrešimo v živo »tukaj in zdaj«, kadar smo vsi na istem mestu. Sistem kako, kdaj in kaj komuniciramo na daljavo, je dobro predhodno vzpostaviti in zagotoviti, da so odprti vsi kanali komunikacije med člani ekipe. Najbolj razširjena orodja, ki se v ta namen uporabljajo, so Slack, Skype, Zoom, Google Hangouts (če smo uporabniki Gmaila) in FaceTime (če smo uporabniki iOS in OSX).


Vir: Shutterstock


Tovrstna orodja pa se ne uporabljajo zgolj za komunikacijo znotraj ekipe, temveč tudi za komuniciranje navzven. Če je med vami veliko tistih, ki v okviru svojih dejavnosti organizirate predavanja oziroma delavnice, ne vržite puške v koruzo – najdemo lahko tudi kar nekaj platform za množično vključevanje v neposreden prenos vašega predavanja. Poleg Skypa in Zooma, kjer je lahko naenkrat prisotnih precej uporabnikov, se lahko poslužite platforme Livestorm, kjer lahko do 10 uporabnikov sledi 20 min dolgim predstavitvam/predavanjem, vmes pa vam preko ankete postavljajo vprašanja.


Večopravilnost je ključna točka dela v današnjem času. Ne pesti nas le veliko število trenutnih projektov, ampak tudi zelo različne skupine ljudi in deležnikov, s katerimi v okviru naših projektov tudi sodelujemo. Prvi izziv je ponavadi izbira termina, ko bi vsi prisotni imeli čas, da se – virtualno ali v živo – tudi srečajo. Doodle nam stvar precej olajša. Namesto kombinatorike prostih terminov in udeležencev nam z nekaj kliki pomaga najti časovni okvir, ki odgovarja vsem .


Projektni management


Pomembno je, da je projektno vodenje dosledno in da imamo, če se le da, pomembne informacije ves čas na voljo. Najbolj popularna orodja za projektni management so Trello, monday.com in Asana primerni tako za oddaljeno delo kot za time, ki si delijo delovni prostor. Dopolnjujemo lahko seznam opravil, jih razvrščamo med posameznike in pregledujemo trenutno stanje izvedbe projekta. Ker si ponavadi za delo na projektih delimo tudi dokumente, je nujno vzpostaviti tudi programsko opremo za sodelovanje – nekakšen dokumentni sistem na skupni mreži, ki ponuja možnost hkratnega dostopanja in urejanja vsem deležnikom. Najpogosteje uporabljena sta Dropbox in Google Drive, vse bolj pa narašča uporaba vsestranskega Microsoft Teams programa, ki poleg orodja za konferenčne klice združuje tudi nekatere funkcije projektnega managementa in deljenja datotek. Z WeTransferjem pa si lahko pomagamo, ko zajetnejših datotek ne spravimo v email, želimo pa jih odposlati v polni velikosti.


Pričakovanja in cilji dela od doma


In ko že govorimo o pošiljanju in diseminaciji informacij - smotrno je razmisliti o tem, kako bomo zagotovili zadostno stopnjo verodostojnosti (predvsem) internetnih povezav, ki jih uporabljamo za komunikacijo in shranjevanje dokumentov ter deljenjem poslovnih skrivnosti in ostalih delovnih produktov. Kje se lahko povežemo na wifi? Lokalni bar ali rajši knjižnica na fakulteti? Mogoče nam je naše delo že tako samoumevno, da premalokrat pomislimo na to, da so informacije, s katerimi delamo, zaupne in se večina teh tretira kot poslovna skrivnost.

Kaj pa se od nas pričakuje v času, ko delamo od doma? Kakšne cilje zasledujemo? Smo v tem trenutku spremenili naše prioritete podjetja zaradi situacije, v kateri smo se znašli? Pomembne teme, o katerih je dobro komunicirati s sodelavci. Ne želimo se namreč znajti v situaciji, ko se bo izkazalo, da smo naše delovne naloge zaradi spremenjenega načina dela narobe razumeli. Komunikacija je ključ do uspeha. O tem smo že pisali, ampak ker je to res pomembno, poudarjamo še enkrat. Kljub temu, da startupi živijo karseda »vitko«, je nekatere smernice in odločitve treba zapisati v izogib kasnejšim zapletom, ki lahko vodijo do precej neugodnih situacij. Kako in na kakšen način uporabljamo opremo podjetja? Moramo biti odzivni 24 ur v dnevu, ko delamo od doma?


Tehnologija ne nadomesti vsega...


Ob iznajdbi prenosnika je kazalo, da se bo poslovna sfera v popolni meri preselila med domače stene. Vendar pa kljub vsej tehnologiji, ki se izboljšuje s svetlobno hitrostjo in kljub pojavu tisočerih aplikacij, ki nam omogočajo malodane teleport našega holograma v pisarno, smo ljudje še vedno socialna bitja. Naključno srečevanje in izmenjevanje idej ob jutranjem kuhanju kave ali pa timski brainstorming za izbiro imena novega projekta se ne moreta niti primerjati z branjem sporočil v naši FB skupini ali pa na Slack kanalu. Kreativnost in domišljija se prepletata ob pristnih odnosih med sodelavci, ob teh se razvija in neguje tudi organizacijska kultura vašega startupa. Premislimo, kdaj je pomembno in kdaj je nujno vzpostaviti iskren človeški stik brez tehnologije in se stvari lotiti čisto preprosto. Tako, analogno.


Vir: Shutterstock


Vzemite si ta čas, ko je slovensko javno življenje ugasnilo, za razmislek in iskanje odgovorov na strateška vprašanja ter se posvetite nalogam, ki so vas čakale že nekaj časa. Upočasnjeni delovni ritem teh dni nas bo (upam) vsaj malo prisilil v to, da pogledamo okoli sebe in ugotovimo, da se tudi malo počasneje da veliko narediti.


Ostanite zdravi! #2tednabomdalmir #ostanidoma

65 views